Gute Zeitplanung für Eltern: Mit der Pomodoro-Technik und dem Pareto-Prinzip
Zeit ist ja immer so eine Sache! Wir haben jeden Tag 24 Stunden Zeit – aber ich habe den Eindruck, dass sie nie reicht…. Die Familie, der Haushalt, der Job, Hobbies, Familienaktivitäten und Arztbesuche – da kommt jeden Tag so einiges zusammen. Besonders seit ich Kinder habe, weiß ich – Zeit ist kostbar! Und deswegen macht es unser Leben leichter, wenn wir mit funktionierenden Zeitmanagement-Methoden gut mit dieser kostbaren Zeit umgehen.
Braucht es wirklich Methoden? Ist das nicht viel zu theoretisch und alltagsfremd? Wenn du dir diese Fragen stellst, kann ich dich sehr gut verstehen, denn ich bin eher kreativ, voller Ideen und ein wenig chaotisch veranlagt und sträube mich vor zu viel Festgelegtem. Aber – ein guter Umgang mit unserer Zeit macht das Leben viel einfacher! Wie wir beim Aufräumen allen Dingen wieder ihren Platz zuweisen, weisen wir mit guten Zeitmanagement-Methoden allen Aufgaben, Terminen und Anforderungen ihren Platz zu und machen damit Platz für etwas anderes – zum Beispiel für mehr Zeit, für Ruhe, Muße oder Aktivitäten, zu denen sonst immer die Zeit gefehlt hat.
Beim Thema Zeit sind 2 Aspekte ganz wichtig:
- Ich kann mit einem guten Zeit-Management meine Zeit einteilen und planen und mir auf diese Weise Freiräume schaffen
- Weniger ist mehr! Wenn wir uns entscheiden unseren Fokus auf das Wesentliche zu setzen und uns weniger ablenken lassen von Unwichtigem, gewinnen wir wirklich Zeit
Es gibt einige gute Zeitmanagement-Methoden, die auch für den Familienhaushalt sehr passend und vor allem hilfreich sind. Zwei wirklich alltagstaugliche Methoden stelle ich hier vor. Ziel dieser Zeitmanagement-Methoden ist es die Aufgaben so zu erledigen, dass mehr Zeit für das bleibt, was uns wirklich wichtig ist. Aber – es geht nicht darum noch effizienter zu werden um noch mehr in kürzerer Zeit zu erledigen! Nein, es geht um Entspannung und Vereinfachung des Alltags – nicht darum noch mehr Projekte zu wuppen.
Denn genau das ist der zweite wichtige Aspekt beim Thema Zeit: wir neigen dazu unseren Alltag viel zu voll zu stopfen: mit Aufgaben, mit Aktivitäten, mit Dingen und hohen Erwartungen. Wenn wir wirklich mehr Zeit haben möchten, um unsere Werte und Ziele erfüllt zu leben, dann ist weniger mehr. Dann machen wir uns auf einen Weg Ballast und Unnötiges loszuwerden um mehr Freiraum, Zeit und Kapazitäten zu gewinnen. Und auch dabei können uns Zeitmanagement-Methoden helfen.
Zeitmanagement-Methoden – Pomodoro-Technik
Diese Methode des Zeitmanagements nutzt die Prinzipien des Singletaskings.
Sie heißt Pomodoro-Technik und wurde in den 80er Jahren von dem Italiener Francesco Cirillo entwickelt.
Das Pomodoro Zeitmanagement ist eine tolle und effektive Methode Aufgaben ohne Ablenkung am Stück zu bearbeiten.
So geht´s:
Bei dieser Methode werden die Aufgaben in Zeitabschnitte von 25 Minuten eingeteilt. Es ist nicht das Ziel eine komplette Aufgabe in 25 Minuten zu erledigen, sondern einen Teilbereich. In diesen 25 Minuten wird konzentriert und produktiv an einer Sache gearbeitet. Anschließend wird eine Pause von 5 Minuten eingelegt. Nach 4 Einheiten gönnt man sich eine längere Pause von 20-30 Minuten.
Dafür ist die Pomodoro-Technik super:
Ich schätze diese Methode vor allem für meine Arbeit im Büro, zu Hause für Büroaufgaben, fürs Putzen oder Projekte wie Keller aufräumen, handwerkliche Aufgaben usw.. Sie setzt jedoch voraus, dass wir nicht abgelenkt werden – also möglichst keine (wachen) Kinder im Haus sind. Die Methode ist hilfreich, wenn größere Aufgaben und Projekte anstehen und man einfach nicht weiß, wie dieser Berg bewältigt werden soll. Fang einfach an und arbeite 25 Minuten gezielt und konzentriert – dann ist der mentale Knoten schon geplatzt und es ist leichter weiterzumachen. Außerdem ist es überraschend zu sehen, wie viel in 25 Minuten erledigt wird.
Bitte nicht stören:
Wichtig bei dieser Technik ist, dass bewusst alle Störfaktoren vermieden werden. Für 25 Minuten wird konzentriert an dieser einen Sache gearbeitet. Punkt. Alles andere kann später erledigt werden. Das kann ein Anruf sein, den wir nicht annehmen, sondern den Anrufbeantworter seines Amtes walten lassen oder wir legen das Handy weg, um nicht der Versuchung zu erliegen, kurz die letzten Nachrichten zu checken. Jeder kennt seine Schwachpunkte und sollte versuchen, diese während dieser 25 Minuten zu vermeiden um konzentriert und effektiv zu arbeiten. Und nach diesen 25 Minuten ist bereits ein großer Teil geschafft – super! Jetzt kann man eine kurze Pause einlegen, sich mit einer Tasse Tee oder Kaffee belohnen und sich über das bereits erledigte freuen.
Natürlich müssen es nicht zwingend 25 Minuten sein. Diese Zeit ergab sich, weil der Erfinder, Francesco Cirillo, eine Eieruhr hatte (die übrigens die Form einer Tomate hatte – daher der Name Pomodoro), die sich bis 25 Minuten einstellen ließ. Es können auch 10 Minuten sein, 15 oder 30. Wichtig ist, dass man die Zeit im Blick habt – am besten mit einer Eieruhr um zügig und konzentriert an einer Sache arbeiten zu können. Mit kleinen Kindern im Haus sind kürzere Zeitspannen leichter. Es ist erstaunlich wie viel man schafft, wenn man sich 10 Minuten konzentriert einer Aufgabe widmet. Probiere es aus. Die Pomodoro-Methode eignet sich bei Schulkindern auch sehr gut zum Lernen!
Die Pomodoro-Technik in Kürze:
- Welche Aufgabe willst du erledigen?
- Stelle dir einen Wecker
- Leg los
- Wenn der Wecker klingelt, mach eine Pause und freu dich an dem, was du erreicht hast!
Ich finde die Methode super zum Aufräumen und Ausräumen. Ich nehme mir ein Projekt vor z.B. eine Küchenschublade und räume sie komplett aus, wische sie sauber und entscheide dann was ich noch behalten möchte oder was ich aus der Schublade entsorgen kann. Meine Kinder räumen auf diese Weise auch ihre Zimmer auf und mir hilft sie Mammutprojekte in Angriff zu nehmen wie z.B. den nächsten Flohmarkt vorzubereiten.
Noch eine tolle Zeitmanagement-Methode für Eltern:
Zeitmanagement-Methoden: Pareto-Prinzip
Brauchst du für deine Aufgaben oft viel länger als geplant?
Verzettelst du dich häufig in Kleinigkeiten? Versuchst du deine Aufgaben möglichst genau und perfekt zu erledigen?
Dann ist es Zeit für etwas mehr Überblick und dabei kann uns ein weiteres verbreitetes Zeitmanagement-Modell helfen – das Pareto-Prinzip.
Das Pareto-Prinzip wird auch 80-20 Regel genannt. Diese Regel stammt von Vilfredo Pareto einem italienischen Ökonom aus dem 19. Jahrhundert. Er hat sich mit der Vermögensverteilung in Italien auseinandergesetzt und herausgefunden dass 20% der Bevölkerung 80% des Vermögens besaßen. Interessanterweise fand man heraus, dass dieses Prinzip in sämtlichen Lebensbereichen zu finden ist.
Hier einige Beispiele:
- Kinder spielen 80% ihrer Zeit mit 20% ihres Spielzeugs
- 80% des Verkehrs spielen sich in 20% der Straßen ab
- 80% unserer Zeit tragen wir nur 20% der Kleidung aus unserem Kleiderschrank
- 80% unseres Arbeitsergebnisses erreichen wir mit 20% Krafteinsatz
Das bedeutet, dass sie 80% ihres Ergebnisses mit nur 20% Kraftaufwand erreichen!
Oder anders gesagt:
20% der Anstrengungen sind für 80% unseres Erfolges verantwortlich!
Die verbleibenden 20% der Ergebnisse benötigen einen Kraftaufwand von 80% . Das bedeutet, dass in diese letzten 20% mit Abstand die meiste Arbeit, Energie und Zeit fließt.
So setzt du das Pareto-Prinzip ein:
Entsprechend ist das Pareto-Prinzip eine Zeitmanagement-Methode, bei der man lernt den Fokus auf die wichtigsten und effizientesten Aufgaben zu setzen.
Tipp: Konzentriere dich vorrangig auf die 20% deiner Aufgaben, die den größten Erfolg bringen! Die restlichen Dinge kannst du mit gutem Gewissen nachlässiger behandeln oder in deine To-Do Liste aufnehmen und zu einem Zeitpunkt erledigen, an dem du dafür genug Kapazität hast.
- Erkenne, welche deiner Aufgaben zu diesen 20%-Aufgaben gehören.
- Erledige diese Aufgaben immer zuerst.
- Schränke die übrigen/überflüssigen Tätigkeiten deutlich ein.
Gerade im Alltag mit Kindern, bei dem schnell etwas dazwischen kommen kann, ist es hilfreich sich anzugewöhnen, das Wichtigste zuerst zu erledigen. Eigentlich ist dies logisch und trotzdem verhalten wir uns oft ganz anders.
Absage an den Perfektionismus
Angewendetes Pareto-Prinzip ist eine Absage an den Perfektionismus. Oft stehen wir uns mit unseren hohen Ansprüchen an uns und unsere Kinder selbst im Weg. Wir versuchen alles richtig zu machen. Wir wollen liebevolle und wertschätzende Zeit mit unseren Kindern verbringen und eine erfüllende Partnerschaft führen. Und natürlich möchten wir unsere Kinder fördern und auch im Job zeigen wir unser hohes Maß an Engagement. Wir versuchen es immer noch etwas besser zu machen, Und doch haben wir ständig das Gefühl es sei alles nicht gut genug. Dadurch fühlen wir uns gestresst, verzetteln uns, geraten unter Druck und auf Dauer brennen wir aus. Doch wir können herauskommen aus dieser Sackgasse der Perfektion, wenn wir uns auf das Wesentliche konzentrieren und lernen das Pareto-Prinzip in unseren Alltag einzubauen. Weniger ist mehr und ein Ergebnis von 80% reicht völlig aus!
Zeitmanagement-Methoden im Alltag. Wie dies praktisch aussehen kann:
Stelle dir die folgende Alltagsszene vor: Angenommen du bist mit den Kindern zu Hause. Die Kinder haben ihre ferigen Hausaufgaben auf dem Esstisch liegen gelassen, auf den Wohnzimmerboden entsteht eine tolle Playmobillandschaft, die Gläser, Tassen und Töpfe vom Mittagsessen stehen noch auf der Anrichte, ein Wäschekorb mit nasser Wäsche wartet darauf im Garten aufgehängt zu werden und nun kündigt sich spontan Besuch an, der in wenigen Minuten aufkreuzen wird. Jetzt muss es schnell gehen. Für einen Großputz ist nun definitiv keine Zeit. Überlege kurz, was wirklich erledigt werden muss, damit es einigermaßen einladend aussieht. Nutze beide Zeitmanagement Systeme: das Pareto-Prinzip (das Wichtigste zuerst) und das Pomodoro-Prinzip (jetzt wird nur aufgeräumt).
Zuerst wird das dreckige Geschirr in die Maschine geräumt und alles was auf dem Boden herumliegt wird ebenfalls verstaut. Die Kinder räumen ihre Hausaufgaben weg. Die Playmobillandschaft bleibt zum Weiterbauen stehen. Jetzt kann der Tisch sauber gewischt werden und der Wasserkocher für den Tee angestellt werden. Wenn jetzt noch etwas Zeit ist, kann die Wäsche noch fix in den Trockner geworfen werden. Oder du lässt es bleiben und siehst den Kindern beim Spielen zu, während ihr ganz entspannt auf den Besuch wartet.
Familie ist tatsächlich ein kleines Familienunternehmen. Eltern haben in ihrem Alltag mit den unterschiedlichsten Arbeits- und Aufgabenbereichen zu tun. Beide Methoden zu einem besseren Zeitmanagement können dabei helfen die Aufgaben besser zu steuern und mit der zu Verfügung stehenden Zeit gut umzugehen.
Weniger ist mehr
Das Pareto-Prinzip verdeutlicht aber auch einen ganz anderen wichtigen Aspekt: wir haben von allem zu viel. Und es geht auch mit viel weniger!
Wenn ich aus meinem Kleiderschrank zu 80% nur 20% der Kleidung trage, dann kann ich mir das Leben gleich viel leichter machen, wenn ich nur die 20% behalte, die ich wirklich trage. Vielleicht ist es dir zu radikal, dich gleich von 80% deiner Kleidung zu trennen. Dann fange in kleineren Schritten an, dir dein Leben leichter zu machen. Wenn wir nur das haben, was wir auch benötigen und mit dem wir uns gern umgeben, dann gewinnen wir Zeit. Es ist viel leichter sich morgens ein Outfit zusammenzustellen, wenn wir vor einem übersichtlichen Kleiderschrank stehen. Das gleiche Prinzip gilt auch für alles andere – den Inhalt unserer Küchenschränke, Dekoartikel, Bastelkram und Gartengeräte….. Mehr dazu findest du hier
Probiere aus:
Probiere aus, wie du diese beiden Zeitmanagement-Methoden bei dir zu Hause einsetzen kannst. Sie werden dir schnell in Fleisch und Blut übergehen und deinen Alltag vereinfachen!
Du brauchst ein paar Anregungen für mehr Balance in deinem Alltag? Dann lass dich von diesen 5 einfachen Tipps inspirieren: Balance.
Du merkst, dass du einfach zu viel hast und nicht alles schaffen kannst? Und du hast das Gefühl oft nicht zu dem zu kommen, was dir eigentlich wichtig ist und gut tun würde, weil immer etwas dazwischenkommt? Dann schau mal hier. Reduziere das, was du reduzieren kannst.
Du hast Kleinkinder zu Hause? Dann kennst du das Phänomen, dass immer etwas dazukommt, was gerade wirklich nicht reinpasst – erstes Zähnchen, Fieber, Läuse….. du weißt, was ich meine. Dann fokussiere dich nur auf das Nötigste! Das ist übrigens noch eine weitere Zeitmanagement-Methode: die Eat The Frog-Methode. Hierbei erledigst du die wichtigste, schwierigste oder auch unangenehmste Aufgabe zuerst. Das ist super für den unvorhersehbaren Alltag mit kleinen Kindern – denn dann ist der wichtigste Job des Tages abgehakt, aber es ist auch eine tolle Methode für Aufgaben die wir gern vor uns herschieben wie Ablage, Steuererklärung und Co.
Hast du das Pareto-Prinzip oder die Pomodoro-Methode schon ausprobiert? Dann freu ich mich, wenn du deine Erfahrungen in den Kommentaren teilst!